○七戸町住民基本台帳ネットワークシステム管理規程
平成30年12月3日
訓令第9号
目次
第1章 総則(第1条)
第2章 セキュリティ組織(第2条～第6条)
第3章 入退室管理(第7条～第11条)
第4章 アクセス管理(第12条～第17条)
第5章 本人確認情報管理(第18条～第25条)
第6章 情報資産管理(第26条～第32条)
第7章 委託管理(第33条～第36条)
第8章 雑則(第37条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、七戸町住民基本台帳ネットワークシステム及び附票連携システム(以下「住民基本台帳ネットワークシステム等」という。)を安全かつ円滑に運用するため、セキュリティ対策に関し必要な事項を定めることを目的とする。
第2章 セキュリティ組織
(セキュリティ統括責任者)
第2条 住民基本台帳ネットワークシステム等のセキュリティ対策を総合的に実施するため、セキュリティ統括責任者を置く。
2 セキュリティ統括責任者は、副町長をもって充てる。
(システム管理者)
第3条 住民基本台帳ネットワークシステム等の適切な管理を行うため、システム管理者を置く。
2 システム管理者は、企画調整課長をもって充てる。
(セキュリティ責任者)
第4条 住民基本台帳ネットワークシステム等を利用する部署においてセキュリティ対策を実施するため、セキュリティ責任者を置く。
2 セキュリティ責任者は、町民課長、庶務課長、税務課長をもって充てる。
(セキュリティ会議)
第5条 住民基本台帳ネットワークシステム等の対策について審議するため、セキュリティ会議(以下「会議」という。)を置く。
2 セキュリティ統括責任者は、会議を招集するとともに、会議の議長を務める。
3 会議は、セキュリティ統括責任者、システム管理者及びセキュリティ責任者をもって組織する。
4 会議は、次に掲げる事項を審議する。
(1) 住民基本台帳ネットワークシステム等のセキュリティ対策の決定及び見直し
(2) 前号の対策の遵守状況の確認
(3) 監査の実施
(4) 教育及び研修の実施
(5) その他住民基本台帳ネットワークシステム等のセキュリティ対策実施のために必要な事項
5 議長は、前項のうち重要と認められる事項を審議するときは、七戸町個人情報保護審査会の意見を聴くものとする。
6 議長は、必要と認めるときは関係職員の出席を求め、その意見又は説明を聴くことができる。
7 会議の庶務は企画調整課において処理する。
(関係部署に対する指示等)
第6条 セキュリティ統括責任者は、セキュリティ会議の結果を踏まえ、所管課長等に対し指示し、必要な措置を要請することができる。
第3章 入退室管理
(入退室管理を行う室)
第7条 次に掲げる住民基本台帳ネットワークシステム等の運用が行われる室及び場所において、それぞれのセキュリティ区分に応じた、入退室管理を行うものとする。
セキュリティ区分 | 室 |
レベル3 | 住民基本台帳ネットワークシステム等のデータ、セキュリティ情報等の保管室 |
レベル2 | サーバ、ネットワーク機器の設置室 |
レベル1 | 統合端末の設置室(町民課窓口、庶務課窓口、税務課) |
2 それぞれのセキュリティ区分に応じた、入退室管理の方法は、次のとおりとする。
セキュリティ区分 | 入退室管理の方法 |
レベル3 | 入退室を行う場合には、入退室管理者から事前に許可を得ている者のみが入退室を行い、その都度、鍵を用いて入退室を行う。識別を行うために、入退室者には、名札の着用を義務付ける。また、入退室に関する記録を行う。 |
レベル2 | 入退室を行う場合には、入退室管理者から事前に許可された者のみが鍵を用いて入退室を行う。識別を行うために、入退室者には、名札の着用を義務付ける。また、入退室に関する記録を行う。 |
レベル1 | 入退室を行う場合には、入退室管理者から事前に許可された者のみが入退室を行う。識別を行うために、入退室者には、名札の着用を義務付ける。また、訪問者(住基ネット担当者以外)の入退室に関する記録を行う。 |
(入退室管理者)
第8条 入退室管理者は、住民基本台帳ネットワークシステム等のデータ、セキュリティ情報等の保管室及びサーバ、ネットワーク機器の設置室にあっては、企画調整課長、統合端末の設置室にあっては町民課長、庶務課長、税務課長をもって充てる。
(鍵の管理)
第9条 鍵の管理は、企画調整課長が行う。
2 企画調整課長は、レベル3及び2のセキュリティ区分に係る室については、入退室管理者から許可を得ている者に限り、鍵を貸与するものとする。
(管理簿の作成)
第10条 入退室管理者は、レベル3から1のセキュリティ区分に係る室については、入退室管理簿を作成し、これを保存するものとする。
2 企画調整課長は、レベル3及び2のセキュリティ区分にかかる室について、鍵を貸与する場合は、鍵の管理簿に記録し、これを保存するものとする。
(指示)
第11条 セキュリティ統括責任者は、適切な入退室管理が行われているかどうか、入退室管理者等から報告を聴取し、調査を行い、必要な指示を行うものとする。
第4章 アクセス管理
(アクセス管理を行う機器)
第12条 次に掲げる住民基本台帳ネットワークシステム等の構成機器について、アクセス管理を行う。
(1) コミュニケーションサーバ
(2) 統合端末
2 前項のアクセス管理は、照合情報認証により操作者の正当な権限を確認すること、並びに操作履歴を記録することにより行うものとする。
(アクセス管理責任者)
第13条 前条のアクセス管理を実施するため、アクセス管理責任者を置く。
2 アクセス管理責任者は、町民課長(統合端末に関しては、統合端末設置課長)をもって充てる。
(照合ID、照合情報及び操作者ID)
第14条 アクセス管理責任者は、照合ID、照合情報及び操作者IDに関し、次に掲げる事項を実施する。
(1) 照合ID及び操作者IDの管理方法を定めること。
(2) 照合情報の登録及び削除の管理方法を定めること。
(3) 操作者IDの種類ごとの操作者について、住民基本台帳ネットワークシステムを利用する部署のセキュリティ責任者と協議して定めること。
(4) 照合ID及び操作者IDの管理簿を作成すること。
(操作者の責務)
第15条 操作者は、照合ID、照合情報及び操作者IDの管理方法を遵守しなければならない。
(操作履歴の記録)
第16条 アクセス管理責任者は、操作履歴について、7年前までさかのぼって解析できるよう、保管するものとする。
(オペレーティングシステムの管理)
第17条 アクセス管理責任者は、第12条のアクセス管理を実施するほか、住民基本台帳ネットワークシステム等に係る構成機器のオペレーティングシステムについて、必要なセキュリティ対策を実施する。
第5章 本人確認情報管理
(本人確認情報管理を行う機器)
第18条 住民基本台帳ネットワークシステム等の情報資産(住民基本台帳ネットワークシステム等に係る全ての情報並びにソフトウェア、ハードウェア、ネットワーク及び磁気ディスクをいう。)のうち、本人確認情報(記録データ)、附票本人確認情報(以下「本人確認情報等」という。)及び当該本人確認情報等が記録されたサーバに係る帳票、個人番号カード及び住民基本台帳カード(以下「個人番号カード等」という。)について本人確認情報管理を行う。
(本人確認情報管理責任者)
第19条 本人確認情報管理責任者は、町民課長をもって充てる。
2 本人確認情報管理責任者は、本人確認情報等を取り扱うことができる者を指定するものとするとともに、当該本人確認情報等の漏えい、滅失及びき損の防止その他の当該本人確認情報等の適切な管理のための必要な措置を講じなければならない。
3 本人確認情報管理責任者は、本人確認情報等の記録されたサーバに係る帳票及び個人番号カード等の管理方法を定めるものとする。
(本人確認情報管理方法)
第20条 本人確認情報管理責任者は、当該情報資産の管理方法(操作者の指定を含む。)を定めるものとする。
2 本人確認情報管理責任者は、庶務課長及び税務課長等と協議して、住民基本台帳ネットワークシステムのオペレーション計画を定めるものとする。
3 本人確認情報管理責任者は、不正アクセス又は不正アクセスのおそれがあり、本人確認情報等の漏えいやき損等の被害を受けるおそれがある場合には、本人確認情報等の保護を第一優先とし、ネットワークの遮断等の対応の判断を行うとともに、できるだけ速やかに改善措置を講ずるものとする。
(本人確認情報の取扱い方法)
第21条 職員は、本人確認情報等を取り扱う際、次に掲げる事項に留意する。
(1) 統合端末の画面情報
ア ディスプレイを、来庁者等に画面を見られることがないよう設置する。
イ ディスプレイに、斜視防止フィルタを適用する等の覗き見防止措置を行うこと。
ウ タッチパネルを利用した入力に関しては、タッチパネル画面からも本人確認情報等並びに重要な情報が第三者から確認できないように配慮を施すこと。
エ 画面を長時間表示させないよう、スクリーンセーバの起動までの時間を適宜設定し、解除にパスワードの入力が要求されるよう設定する。ただし、市区町村代表端末等には職員通知用ステータスの点灯通知等があるため、定期的にスクリーンセーバを解除して確認すること。
(2) 本人確認情報等の入力、削除及び訂正時
ア 入力、削除及び訂正を行った者以外の者が、入力、削除及び訂正した内容を確認する。
イ 本人確認情報等の入力・削除及び訂正から確認に至るまでを2人の担当者にて行うこと。
ウ 入力、削除及び訂正に用いた帳票等は、シュレッダー等で廃棄する。ただし、帳票の内容によっては、本人確認情報変更管理簿に記載し、施錠可能な書庫等に施錠保管する。
エ 訂正は、本人確認情報管理責任者の許可を得てから行い、訂正した内容の記録を1年間、施錠可能な書庫等に施錠保存する。
オ 本人確認情報等をメモに書き込む及び端末にテキスト文書として保存をしないこと。
カ 本人確認情報等の入力、削除及び訂正を行った際、実施月日、実施者、処理内容の記録を残していること。
(3) 本人確認情報等の検索・抽出時
ア 業務上必要のない検索は行わない。
イ 事前に、検索・抽出条件を明確にする。
ウ 検索・抽出の結果によってディスプレイ上に表示された本人確認情報等について、基本的には画面のハードコピーを取らない。ただし、必要があって、ハードコピーを取る場合は、事前に本人確認情報管理責任者の承認を得て、その記録を残す。
エ 本人確認情報の入出力を行う際に可搬性のある記録媒体(DVD―RW、USBメモリ、MO等)を一時的に使用するときは、必ず住基ネット専用の記録媒体を用いるとともに、接続前にウイルスチェックを行った後に接続すること。
オ 一時的に使用した記録媒体(DVD―RW、USBメモリ、MO等)に存在する本人確認情報等は、必ず削除等を行うこと。
(4) 離席時
ア 業務アプリケーションを必ずログオフ又は終了させる。
イ 離席時に終了する場合でも、サーバの運用時間中は、端末1台は終了させないこと。
(5) 大量に本人確認情報等を出力する場合
ア 大量に本人確認情報等を出力することは基本的に実施しない。ただし、必要があって、大量に本人確認情報等を出力する場合は、事前に本人確認情報管理責任者の決裁・承認を得て、その記録を残す。
イ 大量を定義する印刷物(整合性確認処理時のファイルへの出力数)等の量は20人以上とする。
(実施状況の確認)
第22条 本人確認情報管理責任者は、月に1回以上、次に掲げる事項について確認し、その結果を記録する。
(1) 前条の留意事項について、実際の業務の中で遵守されていること。
(2) 操作ログに、業務上必要の無い操作履歴が残っていないこと。
(3) 業務上必要のない検索又は抽出が行われていないことについて、担当者へのヒアリングにより確認していること。
(帳票の管理方法)
第23条 管理対象とする帳票を次のとおり定める。
管理対象とする帳票
項番 | 帳票名称 |
1 | 広域交付住民票 |
2 | 転出証明確認書 |
3 | 転入通知確認書 |
4 | 住民票コード通知票 |
5 | 住民票コード変更通知票 |
6 | 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数一覧表 |
7 | 住民票コード要求・付番処理件数一覧表 |
8 | 本人確認情報更新処理件数一覧表 |
9 | 本人確認情報整合結果リスト |
10 | 本人確認情報リスト |
11 | 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数年合計一覧表 |
12 | 住民票コード要求・付番処理件数年合計一覧表 |
13 | 本人確認情報更新処理件数年合計一覧表 |
14 | 戸籍附票記載事項通知処理件数一覧表 |
15 | 個人番号カード交付申請者一覧 |
16 | 個人番号カード交付者一覧表 |
17 | 個人番号カード運用状況集計表 |
18 | 個人番号カード交付状況 |
19 | 住民基本台帳カード交付申請者一覧表 |
20 | 住民基本台帳カード交付通知書 |
21 | 住民基本台帳カード交付通知書兼照会書 |
22 | 住民基本台帳カード交付者一覧表(交付日検索) |
23 | 住民基本台帳カード交付者一覧表(有効期限検索) |
24 | 住民基本台帳カード運用状況集計表 |
2 本人確認情報管理責任者は、次に掲げる項目を記録するための帳票管理簿を作成し、帳票の出力、保管、廃棄等を行う際、職員に必要項目を記録させる。ただし、住民からの申請書に基づき、住民に交付する部数のみを印刷する場合は、住民からの申請書が管理対象であり、出力は管理対象外とする。
(1) 出力に関する項目
ア 帳票の内容(数量及び内訳)
イ 出力年月日
ウ 出力する職員の氏名及び所属部署名
エ 使用理由
オ 管理者の承認
カ 使用の際の注意項目
(2) 保管に関する項目
ア 保管場所
イ 保管期間
(3) 廃棄に関する項目
ア 廃棄年月日
イ 廃棄する職員の氏名及び所属部署名
ウ 廃棄理由
エ 管理者の承認
オ 廃棄方法
3 出力時は、次に掲げる事項に留意する。
(1) 職員は、出力装置を、来庁者等に出力帳票を見られないように設置する。
(2) 職員は、帳票を出力した際、出力装置上に放置せず、速やかに回収する。
(3) 職員は、出力装置を適時確認し、帳票が放置されている場合は次の措置を行う。
ア 出力した職員を特定して注意する。
イ 長時間放置されたものは廃棄する。
4 職員は、帳票を保管する際、次に掲げる事項に留意する。
(1) 施錠可能な書庫等に保管し、権限のない者がアクセスできないようにする。鍵は、本人確認情報管理責任者が管理する。
(2) 帳票管理簿についても前号と同様とする。
5 職員は、帳票を廃棄する際、次に掲げる事項に留意する。
(1) 事前に、本人確認情報管理責任者の承認を得てから廃棄する。
(2) 帳票の内容を読み出せないよう焼却、裁断、溶解等により廃棄する。
(3) 廃棄状況を帳票管理簿に記録して本人確認情報管理責任者へ報告する。
(帳票受け渡し管理方法)
第24条 本人確認情報管理責任者は、次に掲げる項目を記録するための帳票受渡管理簿を作成し、帳票を利用する際、職員に必要項目を記録させる。
(1) 帳票名
(2) 利用者
(3) 利用目的
(4) 利用月日
(5) 返却予定月日
(6) 利用場所
(7) 返却月日
(8) 管理者の確認
2 帳票を持ち出す場合は、次に掲げる事項に留意する。
(1) 帳票受渡管理簿に必要項目を記録して管理者の承認を得る。
(2) 利用中は、保管場所と同等の安全を確保し、権限のない者がアクセス可能な場所に放置しない。
(3) 原則として、複写は行わない。
(4) 帳票の盗難又は紛失時には、直ちに本人確認情報管理責任者へ報告する。
(5) 返却の際、帳票受渡管理簿に必要項目を記録して本人確認情報管理責任者へ報告する。
(実施状況の確認)
第25条 本人確認情報管理責任者は、月に1回以上、次に掲げる事項について確認し、その結果を記入する。
(1) 帳票管理簿に必要項目(帳票の内容、出力年月日、出力した職員の氏名等)が記録されていること。
(2) 帳票管理簿と現況が一致しており、紛失等はないこと。
(3) 出力装置が、来庁者等に出力された帳票を見られないよう設置されていること。
(4) 帳票及び帳票保管庫の鍵が施錠保管されており、権限のない者がアクセス可能な場所に放置されていないこと。
(5) 廃棄状況の記録が残っていること。
第6章 情報資産管理
(情報資産管理)
第26条 住民基本台帳ネットワークシステム等の情報資産のうち、本人確認情報等、当該本人確認情報等が記録されたサーバに係る帳票及び個人番号カード等を除いたデータ並びにソフトウェア、ハードウェア、ネットワーク及び磁気ディスクについて、管理責任者を置く。
(情報資産管理責任者)
第27条 情報資産管理責任者は、前条に掲げる情報資産の管理責任者を指し、町民課長をもって充てる。
2 情報資産管理責任者は、当該情報資産の管理方法を定めるものとする。
(ソフトウェアの適正な管理)
第28条 住民基本台帳ネットワーク等に係る処理における機密性、正確性及び継続性を確保するため、ソフトウェアの適正な管理を行い、不正アクセスの防止及び障害対策等の措置を講ずる。
(ハードウェアの適正な管理)
第29条 住民基本台帳ネットワーク等に係る処理における機密性、正確性及び継続性を確保するため、ハードウェアの適正な管理を行い、不正アクセスの防止及び障害対策等の措置を実施するとともに、電源対策、空気調和対策、防災対策、防犯対策等を講ずる。
(ネットワークの適正な管理)
第30条 住民基本台帳ネットワーク等に係る処理における機密性、正確性及び継続性を確保するため、ネットワークの適正な管理を行い、不正アクセスの防止及び障害対策等の措置を実施するとともに、電源対策、空気調和対策、防災対策、防犯対策等を講ずる。
(情報資産管理簿等の適正な管理)
第31条 情報資産管理簿等の適正な管理については要領・手順書等に定めるものとする。
(施設の適正な管理)
第32条 操作者の認証等により、本人確認情報等の処理に係る電子計算機及び端末装置を設置する場所の入出場の管理、その他これらの施設への不正なアクセスを予防するために入退室管理責任者と協議を行い、その措置を講ずる。
第7章 委託管理
(委託を受けようとする者の管理体制等の調査)
第33条 住民基本台帳ネットワークシステム等を管理し、又は利用する部署の長は、外部委託をしようとするときは、あらかじめ、委託を受けようとする者における情報の保護に関する管理体制等について調査するものとする。
(外部委託の承認)
第34条 住民基本台帳ネットワークシステムを管理し、又は利用する部署の長は、外部委託をしようとするときは、委託する事務の内容、理由及び情報の保護に関する事項等について、あらかじめ、セキュリティ会議の審議を経て、セキュリティ統括責任者の承認を得なければならない。
(1) 情報セキュリティポリシー及び情報セキュリティ実施手順の遵守に関する事項
(2) 外部委託事業者の責任者、委託内容、作業者の所属、作業場所の特定に関する事項
(3) 提供されるサービスレベルの保証に関する事項
(4) 外部委託事業者にアクセスを許可する情報の種類と範囲、アクセス方法に関する事項
(5) 外部委託事業者の従業員に対する教育の実施に関する事項
(6) 提供された情報の目的外利用及び受託者以外の者への提供の禁止に関する事項
(7) 業務上知り得た情報の守秘義務に関する事項
(8) 再委託に関する制限事項の遵守に関する事項
(9) 委託業務終了時の情報資産の返還、廃棄時に関する事項
(10) 委託業務の定期報告及び緊急時報告義務に関する事項
(11) 地方公共団体による監査、検査に関する事項
(12) 情報セキュリティインシデント発生時の対応に関する事項
(13) 情報セキュリティポリシーが遵守されなかった場合の規定(損害賠償等)に関する事項
(委託先の管理状況の調査)
第36条 住民基本台帳ネットワークシステム等を管理し、又は利用する部署の長は、委託業務の範囲及び委託先のセキュリティ対策の実施状況の確認に当たっては、委託先からの報告内容を検証することのほか、必要に応じ委託先への監査等を実施するなど必要かつ適正な監督体制のもとで実施するものとする。
第8章 雑則
(委任)
第37条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は、町長が別に定める。
附則
1 この訓令は、平成30年12月3日から施行する。
2 七戸町住民基本台帳ネットワークシステムの管理及び運営に関する事務取扱要綱(平成17年七戸町訓令第10号)及び七戸町住民基本台帳ネットワークシステムの管理及び運営に関する事務取扱要綱細則(平成17年七戸町訓令第11号)は廃止する。
附則(令和2年4月17日訓令第5号)
この訓令は、公布の日から施行し、令和2年4月1日から適用する。
附則(令和6年6月25日訓令第6号)
この訓令は、公布の日から施行し、令和6年5月27日から適用する。