○七戸町文書取扱規則
平成17年3月31日
規則第9号
目次
第1章 総則(第1条～第15条)
第2章 文書等の収受及び配布(第16条～第21条)
第3章 処理方針(第22条～第33条)
第4章 文書等の発送(第34条～第37条)
第5章 文書の整理及び保存(第38条～第49条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規則は、別に定めのあるものを除くほか、町における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(文書の定義)
第2条 この規則において「文書」とは、町の全ての機関において収受、発送した文書(文書管理システムによる情報処理の用に供するため当該システムに記録されたものを含む。)、図面、写真等及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)その他、これに類するものから出力されたものをいう。
(1) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。
(2) 未完結文書 文書上の事務処理が完結していない文書をいう。
(3) 文書の保管 文書を課の事務室内のファイリングキャビネット等(以下「キャビネット」という。)に収納しておくことをいう。
(4) 文書の保存 保管期間が経過した文書を保存年限が到達するまでの間管理しておくことをいう。
(5) 保管期間 完結した年度の翌年度が経過するまでの期間をいう。
(6) 文書の引渡し 文書を保管から保存へ移すことをいう。
(7) 置き換え キャビネット、書庫、書棚等に収納している文書を保存箱に入れて書庫等事務室以外の場所に移すことをいう。
(8) 持出し 主管課の職員が文書を持ち出すことをいう。
(9) 貸出し 主管課の職員以外の者に文書を貸し出すことをいう。
(10) 回議 決裁、決定又は承認を得るため順次直属上司の決裁を受けることをいう。
(11) 起案 町が発意して事案を処理することをいう。
(12) 合議 回議した後、他の関係課長に協議することをいう。
(13) 文書管理システム 文書の作成、取得、分類、記録、整理、保存、廃棄等の事務を総合的に管理する情報処理システムをいう。
(14) 電子決裁システム 電子的方式により回議及び合議(以下「回議等」という。)をし、決裁、決定、承認、閲覧等を受けるための情報処理システムをいう。
(15) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(16) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され、及び交換される文書をいう。
(文書の区分)
第4条 文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(2) 令達文書
ア 訓令 権限の行使又は職務に関し、所属の機関又は職員に対して命令するもの
イ 指令 特定の団体又は個人からの申請若しくは出頭に対し、権限に基づいて許可、認可、承認をし、又は指示命令するもの
ウ 達 特定の団体又は個人に対して、特定の事項について一方的に指示し、又は命令するもの
エ 内訓 所属の職員に対し機密の事項を命令するもの
オ 辞令 職員の身分、給与、勤務等の異動についてその旨を記載して当人に交付するもの
(3) 公示文書
ア 告示 一定の事項を権限又は法令に基づき広く一般に周知させるために公示するもの
イ 公告 一定の事実について公表し、広く一般に周知させるために公示するもの
(4) 一般文書
ア 通達 法令の解釈、行政運営の方針、職務運営上の細目等に関する事項について所属の機関又はその職員に対して指示し、又は命令するもの
イ 依命通達 上司からの命を受けて特定事項を自己の名で発するもの
ウ 上申 上司又は上部官庁に対して意見又は事実を述べるもの
エ 内申 上司のうち、機密に属するもので主として課内の人事関係について述べるもの
オ 答申 諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるもの
カ 諮問 一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの
キ 通知 一定の事実又は意志を特定の相手方に知らせるもの
ク 依頼 ある一定の行為の実現を特定の相手方に求めるもの
ケ 送付 特定の相手方に対して物品書類を送付し、その受領を要求するもの
コ 報告 ある事実についてその経過等を上司又は上部の機関に知らせるもの
サ 照会 相手に対して一定の事実、意見等について回答を求めるもの
シ 回答 照会、依頼又は協議に対して答えるもの
ス 進達 個人及び団体等から受理した書類又は町が提出すべき申請書類等を上部機関に差し出すもの
セ 副申 進達する文書に意見を添えるもの
ソ 申請 許可、認可、承認、指令等一定の行為を請求するもの
タ 願 一定の事項を願い出るもの
チ 届 一定の事項を届け出るもの
ツ 許可 一般的に禁止されている行為を特定の場合に解除するもの
テ 陳情 特定の事項につき、実情を訴え必要な措置を求めるもの
ト 建議 行政機関その他の関係機関に対して意見、希望等を申し出るもの
ナ 協議 相手の同意を求めるもの
ニ 伺 特定の事項につき上司の意志決定を求めるもの
ヌ 嘱託 特定の相手方に対して事務処理その他特定事項を依頼するもの
ネ 復命 上司から命ぜられた用務の経過、内容及び結果について報告するもの
ノ 供覧 決裁、決定若しくは承認を求める事案ではないが参考のため、又は指示を受けるため、順次所属上司又は関係課の閲覧に供するもの
ハ 回覧 相互に見せ合うもの
ヒ 証明 特定の事項又は法律関係の存在を公に証するもの
フ 議案 議会又は委員会に対して議決を求めるもの
ヘ その他 式辞、祝辞等の文書、案内状、礼状等の簡易文書、審査請求書の訴訟関係文書、その他請求書、意見書、賞状、表彰状、感謝状、申込書、見積書、契約書、請求書、受領書等の類で前号以外のもの
(文書事務取扱いの原則)
第5条 文書事務取扱いは、正確、迅速、丁寧に行い、事務が能率的かつ適正に行われるように努めなければならない。
2 各課室長(以下「課長」という。)は、所属職員を督励し、文書事務が円滑適正に行われるように努めなければならない。
(文書取扱責任者)
第6条 各課室等(以下「課」という。)に文書取扱責任者を置く。
2 課長は、職員のうちから文書取扱責任者を指名し、総務課長に報告しなければならない。これを変更したときもまた同様とする。
3 文書取扱責任者は、課における文書取扱いについて、次の事項を処理しなければならない。
(1) 文書の処理の促進に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(4) 完結文書の整理、保管、置き換え、引継ぎ、保存及び廃棄に関すること。
(5) 文書事務取扱の改善に関すること。
(6) 課職員に対する文書管理についての指導及び調整
(7) 文書管理システム及び電子決裁システムの適正な運用に関すること。
(8) その他文書の処理に関し必要な事項
(文書取扱責任者会議)
第7条 総務課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書取扱責任者の会議を招集することができる。
(帳票)
第8条 文書等の取扱いに必要な帳票等は、次に掲げるとおりとする。ただし、文書管理システムにより取り扱う文書等については、別に定める。
(1) 総務課に備える帳票等
ア 文書収受発送簿(様式第1号)
イ 特別文書収受発送簿(様式第2号)
ウ 法規番号簿(様式第3号)
エ 令達番号簿(様式第4号)
オ 公示番号簿(様式第5号)
カ 執務時間外文書収受簿(様式第6号)
キ 文書保存・廃棄台帳(様式第7号)
ク 保存文書貸出台帳(様式第8号)
ケ 永年保存文書台帳(様式第9号)
コ その他必要な帳票
(2) 課に備える帳票等
ア 文書保管台帳(様式第10号)
イ その他必要な帳票
(文書の記号及び番号)
第9条 収受した文書には、収受印及び文書番号を付し、発送する文書には、別表第1に掲げる町及び課の頭文字並びに文書番号を付さなければならない。ただし、各課間の往復文書については、「事務連絡」と表示し、記号及び番号の記載は必要としないものとする。
2 収発番号は、会計年度及び各課ごとの一連番号によるものとする。
3 前2項の規定にかかわらず、収受文書の発信人等に関連文書の往復等を行う必要があるとき、又は収受文書に基づいて発するときは、当該関連文書には、当初の収受文書の番号を付さなければならない。
4 法規文書、公示文書及び令達文書には、それぞれ法規番号、公示番号又は令達番号を付さなければならない。この場合において、当該番号は、暦年(指令及び達については会計年度)による一連番号とする。
5 議会議案には、総務課に備え付けてある議案番号簿(様式第11号)により番号を付さなければならない。この場合において、当該番号は、暦年による一連番号とする。
6 第1項の規定にかかわらず、軽易な文書については、収発番号に代えて「号外」の文字を付するものとする。
(秘密文書の種類)
第10条 秘密文書については、秘密保全の必要度に応じて次の3種類に区分する。
(1) 極秘 秘密保全が最高度に必要であって、その漏えいが町の利益に損害を与えるおそれのあるもの
(2) 秘 極秘につぐ程度の秘密であって、関係者以外には知らせてならないもの
(3) 部外秘 前2号のいずれの区分にも属さない秘密であって、通常部内の使用のみにとどめるもの
(秘密文書の表示)
第11条 秘密文書は、その区分を表わす「極秘」、「秘」、「部外秘」の文字を朱書きで表示しなければならない。
(秘密文書番号)
第12条 秘密文書の番号には、別表第2に定める記号を付し、その番号は、年度をもって更新する。
(秘密文書の取扱等)
第13条 「極秘」の文書取扱責任者及び文書保管責任者は、総務課長とする。「秘」及び「部外秘」の文書取扱責任者及び文書保管責任者は、主管課長とする。
(秘密の保持)
第14条 職員は、秘密文書を関係者以外に漏えいしてはならない。
(秘密文書の処理)
第15条 秘密文書を作成したときは、秘密文書処理簿に記載しなければならない。
第2章 文書等の収受及び配布
(文書等の収受)
第16条 到着した文書(物品)は、総務課で収受し、次により処理しなければならない。ただし、明らかに収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な措置を講ずるものとする。
(1) 次に掲げる文書については、開封し、特別文書収受発送簿(以下「特別収受簿」という。)に記載するとともに、収受印(朱)を押して、速やかに主管課長(不在のときは課長補佐)に配布して受領印又はサインを徴すること。
ア 許可、認可等の申請書
イ 不服申立書、訴訟及び行政不服申立てに関する文書
ウ 重要な回答等の処理を要する文書
エ その他の文書で処理上特別収受簿に登載し、配布先主管課長の受領印又はサインを徴する必要があると認められる文書
(2) 親展及び秘扱いの表示のある文書は、閉封のまま封筒の表面余白に収受印を押し、特別収受簿に記載して当該あて名の者に配布して受領印又はサインを徴すること。
(3) 金券、現金及び有価証券は、特別収受簿に記載し、速やかに主管課長(不在のときは課長補佐)に配布して受領印又はサインを徴すること。
(4) 不服申立書、訴訟書等その他収受の日時がその効力に影響をおよぼす文書は、その欄外に収受の時刻を記入して取扱者が押印又はサインし、かつ、封皮のあるものはこれを添えて第1号の手続を執ること。
(5) 封筒に入札等の表示のある文書は、閉封のまま封筒の表面余白に収受の時刻を記入して、取扱者が押印又はサインし、第1号の手続を執ること。
(6) 前各号に掲げる以外の文書については、すべて開封し、文書収受発送簿に記載するとともに収受印(黒)を押して収受番号を記入し、速やかに主管課長に配布すること。ただし、保存を要しないと認められる文書は、記載を省略すること。
(7) 2以上の課の所管にわたる文書は、その関係の最も深い課に配布すること。この場合において、配布を受けた課長は、その写しを他の関係課長に送付するとともに、その旨を文書の余白に記載しなければならない。
(8) 官報及び公報のほか、これに類似するものは、収受日付印を押して関係課に回覧した後、総務課に保管し、随時閲覧できるようにすること。
2 文書の収受は、通信回線を利用して行うことができる。
(時間外到着文書の処理)
第17条 勤務時間外に到着した文書等は、宿日直員が受領し、所要事項を記載した執務時間外文書収受簿と併せて総務課に引き継ぐものとする。
(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)
第18条 郵便料金の未納又は不足の文書が到着した場合で、発信者が官公庁であるとき、又は公務に関し特に必要と認められるものに限り、未納又は不足料金を納付して収受することができる。
(主管課で直接収受した文書の処理)
第19条 主管課に直接到着した文書又は職員が会議等で直接受領した文書は、直ちに総務課に回付し、第9条の処理を経なければならない。
(口頭又は電話の処理)
第20条 口頭又は電話で受けた重要な事項は、その要旨を起案用紙(様式第12号)に記載して収受文書と同じく処理しなければならない。
(受付日付印を要しない文書)
第21条 収受文書中戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく届出及び申請書には、収受日付印を押してはならない。
第3章 処理方針
(処理方針)
第22条 文書の処理は、すべて課長が中心となり、文書取扱責任者において、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。
(文書の検閲)
第23条 総務課長は、文書の配布を受けたときは、速やかにこれを検閲し、必要あるものについては意見を付して担当者に配布しなければならない。
(上司の閲覧)
第24条 重要又は異例に属する文書は、速やかに上司の閲覧に供しなければならない。
(主管でない配布文書等の返付)
第25条 文書取扱責任者は、配布を受けた文書等が当該課の主管でないと認められるときは、課相互間に転送することなく、直ちに総務課に返付しなければならない。
2 あて名人は、配布を受けた親展文書が秘密に属さず一般文書の手続を必要とするときは、当該文書の欄外余白に認印又はサインし、封筒を添えて総務課へ返付しなければならない。
(即日処理の原則)
第26条 処理担当者は、文書の配布を受けたときは、即日閲覧に供し、又は処理に着手しなければならない。やむを得ず留置5日以上に及ぶとき、又は期限ある事件でその期限内に処理できないときは、あらかじめ上司に申し出て指示を受けなければならない。
(起案)
第27条 起案は、次に定める方法により行うものとする。
(1) 文書管理システムに事案の内容その他所要の事項を登録することにより行うこと。
(2) 起案には、内容がよく分かる標題を付け、必要があるときは関係法令、例規、予算その他参考となる事項を明示し、又は参考資料等を添えること。
(3) 添付書類は、文書管理システムに登録すること。ただし、当該添付書類の全部又は一部について文書管理システムに登録することが困難な場合は、この限りでない。
(4) 関係事案は、支障がない限り一括して起案すること。
(1) 起案用紙を用いること。
(2) 起案用紙の決裁者の表示欄には、必要な決裁者名を記入し、不用な部分は斜線を引いて明瞭にすること。
(3) 起案用紙には、起案年月日、文書分類番号等所定の事項を必ず記載すること。
(4) 字句を加除し、又は訂正したときは、その箇所に認印又はサインをすること。
(5) 他見に触れないように取り扱うべき文書は、封筒に入れる等の措置をすること。
(6) 添付書類で、小さなものは中央部で左端をそろえ、又は起案用紙大の用紙の中央部にはり、大きなものは起案用紙大に折り込み、又は起案用紙大の袋に入れてつづること。
(7) 軽易な照会、回答等は付せん用紙(様式第13号)により起案することができる。
(起案文書の持回り)
第28条 回議案で、急を要するものは、起案用紙上部余白に「至急」と朱書し、特に急を要するものは、主管課長又は担当者が自ら持ち回りして決裁を受けなければならない。
2 七戸町事務決裁規程(平成17年七戸町訓令第6号)により決裁を受け、又は執行したもののうち、特に必要と認められるものは「要後閲」と朱書し、上司登庁後直ちに承認を受けなければならない。ただし、文書管理システムを使用して代決する場合は、この限りでない。
(特別取扱方法)
第29条 起案文書には、その性質により、「至急」、「秘」、「重要」等と余白に朱書しなければならない。ただし、文書管理システムを使用する場合は、この限りでない。
(議案の処理方法)
第30条 町議会に提出する議案は、課で起案し、町長の決裁を受けなければならない。ただし、臨時会を招集して提案する必要があるときは、その旨を事前に総務課長を経て町長の承認を受けなければならない。
2 前項の規定による議案に係る決裁済の起案文書は、総務課長に回付しなければならない。
3 総務課長は、前項の規定により回付を受けたときは、速やかに提案の手続をしなければならない。
(合議)
第31条 回議案で、他課に関係のあるものは、それぞれ関係課に合議しなければならない。
2 重要政策事項又は町総合開発計画に係る課が立案する諸計画及び実施計画に該当する文書は、企画調整課の合議を受けるものとする。なお必要に応じで財政課の合議も受けるものとする。
3 合議の順序は、関係の深い課を最初とし、関連の深い課から順次他の課に及ぶものとする。
4 合議を要する文書を受けたときは、同意又は不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは主管課と協議しなければならない。
5 前項に規定する場合において、意見が相違して協議が整わないときは、主管課は、双方の意見を付して上司の指揮を受けなければならない。
6 合議案で、回議中原案を加除訂正したときは、欄外などにその理由を記入しなければならない。
7 合議を経た案を変更又は廃案にしようとするときは、更に合議するとともに、変更又は廃止になったときは、起案者が合議先に通知しなければならない。
(合議の特例)
第32条 合議案で次の各号のいずれかに該当する文書は、総務課長に合議し、又は供覧しなければならない。
(1) 令達文書並びに例規となる告示及び通達案の類
(2) 議会に提出する議案の類
(3) 法令、例規の解釈又は適用、運用等に関する類
(4) その他町政に重要な案の類
(緊急事案)
第33条 緊急事案で定例の引継ぎを経るいとまのないときは、口頭等便宜な方法で承認を受けて処理したのち、定例の手続をしなければならない。
第4章 文書等の発送
(発送文書の差出名)
第34条 発送文書は、特別の定めのあるほか、町長名を用いなければならない。ただし、軽易な文書及び庁内又は他の施設あての文書は、副町長名、課長若しくは課名をもってすることができる。
(公印の使用)
第35条 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書及び印刷物その他文書の性質上不要と認められるものについては、決裁済文書及び発送文書に「公印省略」又は「略割印」の記載をし、公印を省略することができる。
2 契約及び登記関係等の文書で書類の枚数が2枚以上にわたるものは、その両面にかけて割印を押さなければならない。ただし、袋とじをした文書については、のりづけの箇所に割印を押さなければならない。
(文書の発送)
第36条 発送を要する文書は、封かんの上、総務課へ回付し発送するものとする。
第37条 文書等を総務課において発送するときは、次によらなければならない。
(1) 文書及び物品はその数量を確認するとともに、書留、速達等特殊な事務取扱いを要するものは、封筒に「書留」、「速達」その他所定の表示をし、それぞれ郵便区分により発送する。
(2) 郵便切手又は官製はがきを使用して郵送する場合は、郵便切手受払簿に金額等所要事項を記載し、その出納を明確にしておくものとする。
(3) 発送に際しては、正しく区分し、最低料金で発送するように努めなければならない。
(4) 通信回線を利用した文書の発送手続については、別に定める。
第5章 文書の整理及び保存
(完結文書の保管)
第38条 完結文書は、各課において編冊し、別に定める文書分類表に基づき保管するものとする。
2 保管する文書は、その表紙及び背表紙に文書分類上の分類種別、保存年限、廃棄年度等を明記して編さんするものとする。
3 文書に附属する図面等で編冊に不便なものは別に保存することができる。この場合において、文書、図面、ひな形にそれぞれ簿冊名、年月日を記入し参照の便に供しなければならない。
4 文書管理システムにおいて処理された文書については、別に定める。
第39条 文書は、会計年度により編冊するものとする。ただし、それにより難いものはこの限りではない。
(常用文書)
第40条 主管課長は、主管課において常時利用する必要があると認める文書(以下「常用文書」という。)を指定することができる。
2 前項の規定により指定した常用文書は、保存年限の期間中課長が責任をもって保管し、その期間は、保存年限の期間内において最長5年を限度とする。ただし、引き続き常用を必要とする文書については、総務課長と協議の上、その期間を延長できる。
3 永年保存文書については、常用文書に指定することができない。ただし、特に常用を必要とする永年保存文書については、総務課長と協議の上、指定することができる。
(保存年限)
第41条 文書の保存年限は、完結の翌年からとし、法令に特段の定めのある場合を除き、次の区分による。ただし、必要があるときは、町長の承認を得て特に期間を定めることができる。
(1) 第1種 永年
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 3年
(5) 第5種 1年
(保存種別)
第42条 第1種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。
(1) 町議会の議案、会議録及び議決書類
(2) 町条例、規則、規程その他の例規に関する原議書
(3) 重要な事業計画及びその実施に関すること。
(4) 町の沿革、廃置分合、境界変更等に関する書類
(5) 審査請求、訴訟、和解、あっせん、調停及び仲裁に関する書類
(6) 上級官庁の指令、通達等で将来の参考となる重要な書類
(7) 公有財産の取得、管理及び処分に関すること。
(8) 公共施設及び営造物の設置及び管理に関する重要な書類
(9) 契約、許可及び認可等に関する重要な書類
(10) 地方債の借入れ及び償還に関する重要な書類
(11) 官公庁あての文書で将来重要な例証又は参考となる書類
(12) 町史の資料となる統計その他の重要な書類
(13) 職員の任免及び賞罰に関する書類
(14) 退職手当、退職年金等に関する書類
(15) 事務の引継ぎに関する重要な書類
(16) 公印に関する書類
(17) 文書保存に関する書類
(18) 法令及び例規(準則)等に関する書類
(19) 儀式、叙勲及び褒賞に関する書類
(20) 予算、決算及び出納に関する書類
(21) 寄附に関する書類
(22) 広報の収録に関する書類
(23) 固定資産税課税台帳登録不服申出に関する書類
(24) 外国人登録関係通達及び登録に関する書類
(25) その他永年保存の必要があると認められる重要な書類
2 第2種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。
(1) 町条例、例規その他の法令により処分したものの重要な書類(前項第8号に該当するものを除く。)
(2) 公租公課に関する書類
(3) 現金及び有価証券の出納に関する書類
(4) 備品の出納及び保管に関する書類
(5) 陳情、請願等に関する書類
(6) その他10年間保存する必要があると認める書類
3 第3種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。
(1) 物品(備品を除く。)の出納及び保管に関する書類
(2) 予算の執行に関する書類
(3) その他5年間保存する必要があると認める書類
4 第4種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。
(1) 照会、回答、通知その他の往復文書に関する書類で重要なもの
(2) 各種の報告書及び日誌
(3) 一時の処理に属する願、届、申請等に関する文書
(4) 第1種、第2種及び第3種に属さない文書で、1年経過後も事件が起き、又は参考になると認める書類
5 第5種に属する文書は、第1種から第4種までに属さない文書とする。
(完結文書の保存)
第43条 常用文書に指定しない文書の引継ぎは、当該文書の所属年度の翌年度の5月に行う。
2 常用文書に指定した文書の引継ぎは、保存期限の翌年度の5月に行う。ただし、保管する必要がなくなったと認めるときは、当該文書の保存年限の満了前でも、総務課長と協議の上、引継ぎすることができる。
3 完結文書の保存は、総務課において文書保存・廃棄台帳を作成するとともに、文書に保存番号を明記しなければならない。
4 保存簿冊は、書庫に文書種別ごと及び文書保存・廃棄台帳の番号順に配列し、常に整理整頓して保存しなければならない。
5 総務課長及び課長は、永年保存文書について当該文書の保存年限の起算日から10年ごとに、改めて保存の可否を決定する。
(保存年限の設定)
第44条 文書の保存年限の決定又は変更は、課長が総務課長の承認を得て行う。
2 課長は、文書の保存年限を決定し、又は変更しようとするときは、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。
(保存年限の計算)
第45条 文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初めから起算する。ただし、暦年文書にあっては完結した日の属する年の翌年初めから起算する。
(保存年限の延長)
第46条 保存文書で保存年限が経過したもので、引き続き保存する必要があると認められるものは延長することができる。
(永年保存文書の編集)
第47条 保存文書のうち永年保存の文書は、総務課において永年保存文書台帳を作成し、次の要領により編集するものとする。
(1) 編集は、年度をもって行うものとする。
(2) 編集は、分類番号ごとの文書番号順に永年保存文書台帳に配列するものとする。
2 前項の規定による編集が困難なものについては、適宜編集し、又は保存することができる。
(保存文書の貸出)
第48条 保存文書を借用しようとするときは、総務課に申し出て、保存文書貸出台帳に所属課氏名等を記入しなければならない。
(文書の廃棄)
第49条 総務課長は、文書が保存年限を経過したときは、課長に通知の上、速やかに廃棄しなければならない。
2 町長が規定した保存年限中であっても法定保存年限を経過したものについては、前項の手続を経て廃棄することができる。
3 前2項の規定により廃棄する場合において、文書中に他に漏れて支障があるものは、抹消、裁断、又は焼却して処分しなければならない。
附則
(施行期日)
1 この規則は、平成17年3月31日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の日の前日までに、合併前の七戸町文書取扱規則(平成12年七戸町規則第9号)又は天間林村文書取扱規程(平成14年天間林村訓令第10号)の規定に基づき保存年限を定められた文書は、それぞれこの規則に基づき保存年限を定められたものとみなす。
附則(平成18年3月31日規則第6号)
この規則は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日規則第12号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月31日規則第5号)
この規則は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成25年4月1日規則第16号)
この規則は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成27年9月15日規則第14号)
この規則は、平成27年10月1日から施行する。
附則(平成28年3月16日規則第4号)抄
(施行期日)
1 この規則は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
(経過措置)
2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの規則の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの規則の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。
附則(令和3年3月30日規則第13号)
この規則は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月11日規則第9号)
この規則は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月28日規則第10号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(令和5年2月28日規則第3号)
この規則は、令和5年4月1日から施行する。
別表第1(第9条関係)
文書記号
区分 | 記号 |
町名で施行する文書 | 七戸町第 号 |
総務課で施行する文書 | 七総第 号 |
企画調整課で施行する文書 | 七企第 号 |
財政課で施行する文書 | 七財第 号 |
税務課で施行する文書 | 七税第 号 |
町民課で施行する文書 | 七町第 号 |
農林課で施行する文書 | 七農第 号 |
保健福祉課で施行する文書 | 七保第 号 |
介護高齢課で施行する文書 | 七介第 号 |
こどもみらい課で施行する文書 | 七こ第 号 |
会計課で施行する文書 | 七会第 号 |
建設課で施行する文書 | 七建第 号 |
商工観光課で施行する文書 | 七商第 号 |
上下水道課で施行する文書 | 七上下水第 号 |
別表第2(第12条関係)
秘密文書記号
区分 | 記号 |
極秘 | 七戸極秘 第 号 |
秘 | 七戸秘 第 号 |
部外秘 | 七戸部外秘 第 号 |
